Forretningsprocesstyring (BPM)

BPM-modulet gør det muligt at dokumentere, modellere og analysere organisationens forretningsprocesser. Det kombinerer visuelle BPMN 2.0-diagrammer med modenhedsvurderinger og rapportering.

Note

BPM-modulet kan slås til eller fra af en administrator i Indstillinger. Når det er slået fra, skjules BPM-navigation og -funktioner.

Procesnavigator

Procesnavigatoren organiserer processer i tre hovedkategorier:

• Ledelsesprocesser — Planlægning, styring og kontrol
• Kerneforretningsprocesser — Primære værdiskabende aktiviteter
• Støtteprocesser — Aktiviteter der understøtter kerneforretningen

Filtre: Type, Modenhed (Initial / Defineret / Styret / Optimeret), Automatiseringsniveau, Risiko (Lav / Middel / Høj / Kritisk), Dybde (L1 / L2 / L3).

Kort med et publiceret BPMN-diagram viser et flow-ikon — klik på det for at åbne diagrammet i fuld skærm uden at forlade navigatoren (eller for at springe derfra til den fulde flow-editor).

Kolonnelayout: værktøjslinjen har en kolonnevælger — én, to eller tre kolonner — så du kan gøre proceskortene bredere eller få mere af en række på skærmen. En række strækkes aldrig over flere kolonner, end den har processer, og valget huskes mellem besøg. Valget forplanter sig også til de indlejrede niveauer, én kolonne færre pr. niveau, så dybe processer ikke længere klemmes sammen til smalle striber.

Offentliggørelse: Procesnavigatoren kan offentliggøres som en skrivebeskyttet webportal, så folk uden en Turbo EA-konto — nye medarbejdere, revisorer, partnere — kan gennemse proceshuset og åbne hvert offentliggjort BPMN-flow.

BPM-dashboard

BPM-dashboardet giver et ledelsesoverblik over processtatus:

Indikator	Beskrivelse
Antal processer	Samlet antal dokumenterede forretningsprocesser
Diagramdækning	Procentdel af processer med et tilknyttet BPMN-diagram
Høj risiko	Antal processer med højt risikoniveau
Kritisk risiko	Antal processer med kritisk risikoniveau

Diagrammer viser fordeling efter procestype, modenhedsniveau og automatiseringsniveau. En tabel med øverste risikoprocesser hjælper med at prioritere investeringer.

Procesflow-editor

Hvert forretningsproceskort kan have et BPMN 2.0-procesflowdiagram. Editoren bruger bpmn-js og tilbyder:

• Visuel modellering — Træk og slip BPMN-elementer fra paletten: opgaver, hændelser, gateways, baner, pools og underprocesser. Punktet … nederst i paletten åbner en søgbar Create element-menu, der når alle BPMN-elementtyper — besked-, timer-, signal-, fejl- og eskaleringshændelser, transaktioner, hændelsesunderprocesser, kaldeaktiviteter, sende-/modtageopgaver, dataobjekter og datalagre (genvej N). Punktet + i kontekstpanelet for en markeret figur åbner den tilsvarende Append element-menu (genvej A)
• Skabeloner — Vælg blandt 7 forudbyggede BPMN-skabeloner til almindelige procesmønstre, herunder en Samarbejds-skabelon med to pools og beskedflows (eller start fra et blankt lærred)
• Element­udtrækning — Når du gemmer et diagram, udtrækker systemet automatisk alle opgaver, hændelser, gateways, baner, dataobjekter og beskedflows til analyse. Hændelser beholder deres art — en besked-starthændelse vises som en sådan med navnet på den besked, den modtager — og sende-/modtageopgaver bærer den besked, de udveksler. De udtrukne elementer vises i procesforløbets rækkefølge — langs diagrammets sekvens- og beskedforløb med start i starthændelsen — og ikke grupperet efter elementtype. Trin i en løkke holdes samlet, indholdet af en underproces vises lige under den, og dataobjekter og datalagre kommer til sidst
• Elementfarver — Markér et eller flere elementer, og brug malerbøtte-knappen i kontekstpanelet for at give dem en farve. Farverne gemmes i selve BPMN-filen, så de vises også i den skrivebeskyttede fremviser, i eksporter og på udskrifter
• Egenskabspanel — Panelet til højre (vis eller skjul det med skyderknappen i værktøjslinjen) redigerer det, en figur ikke kan vise: elementets navn og dokumentation, den besked, det signal, den fejl eller den eskalering, en hændelse henviser til, betingelsen på et sekvensflow og multi-instans-markører. Dokumentation indtastet her vises i procesnavigatoren og i den skrivebeskyttede fremviser

Pools og beskedflows

En proces, der spænder over flere parter — en kunde og virksomheden, to afdelinger, et partnersystem — modelleres som et samarbejde: én pool pr. part, forbundet med beskedflows. Tilføj en anden pool fra paletten (eller start fra Samarbejds-skabelonen), og tegn så et beskedflow mellem de to pools med det globale forbindelsesværktøj, eller fra en sendeopgave, en beskedsluthændelse eller en beskedkasthændelse i den ene pool til en modtageopgave eller beskedhændelse i den anden. Navngiv beskeden i egenskabspanelet, så den læses ens overalt.

Element-linking

BPMN-elementer kan linkes til EA-kort. For eksempel kan du linke en opgave i dit procesdiagram til den applikation, der understøtter den. Det skaber en sporbar forbindelse mellem din procesmodel og dit arkitekturlandskab:

• Hver navngiven opgave, hændelse og gateway i det udgivne flow er en række i tabellen Procestrin og elementer under diagrammet (et udkast har samme tabel under Forhåndslink elementer, som anvendes, når udkastet godkendes)
• Klik på cellen Applikation, Dataobjekt eller IT-komponent på et trin og vælg kortet — vælgeren gennemser inventaret, så intet indtastes i hånden
• Linket gemmes på trinnet og opretter en relation mellem processen og kortet, så det er synligt i både procesflowet og kortets fane Relationer
• Kolonnen Forretningsproces forbinder et trin med den proces, det giver videre til — se nedenfor
• De samme fem tilknytninger tilbydes i editoren, så længe et udkast er åbent: en gruppe Tilknyttede kort i egenskabspanelet og et punkt Tilknyt kort i kontekstmenuen, der åbner listen over dem
• På selve diagrammet bærer et tilknyttet trin én lille prik pr. tilknyttet korttype under sit navn, i korttypens farve — både i editoren og i den skrivebeskyttede fremviser. Navne holdes væk fra lærredet: klik på trinnet for at se dem, eller hold musen over en prik

Tilknyt et trin til en proces

Et trin giver ofte videre til en proces, der findes i sin egen ret — en med eget diagram, egen ejer og egen livscyklus, som typisk genbruges flere steder. Ethvert trin kan sige det: en opgave, en underproces, en hændelse eller en gateway peger på et Forretningsproces-kort, og du indtaster aldrig et proces-id i hånden:

• Egenskabspanelet viser en gruppe Tilknyttede kort på hvert trin med én række pr. tilknytning — Forretningsproces, Applikation, Dataobjekt, IT-komponent, Organisationer — hver med Vælg, Åbn (som borer ned i det tilknyttede kort) og Fjern
• Kontekstmenuen for et valgt trin har punktet Tilknyt kort med de samme fem, til når panelet er foldet sammen. Et dataobjekt eller datalager tilbyder kun Dataobjekt-tilknytningen, som i tabellen
• Trintabellen for det udgivne flow (og forhåndslink-tabellen for et udkast) har samme link i kolonnen Forretningsproces, og chippen dér borer ned i den tilknyttede proces' fane Procesflow. Dataobjekter og datalagre er ikke trin, så deres rækker viser en tankestreg

BPMN har én konstruktion, der er en anden proces: kaldeaktiviteten (call activity), en opgave med tyk kant, der kalder en selvstændigt defineret proces. En indlejret underproces grupperer også trin, men hører til det diagram, den er tegnet i; reglen fra Method & Style er enkel: findes processen selvstændigt, så brug en kaldeaktivitet. Turbo EA behandler den som det oprindelige tilfælde — når du placerer en kaldeaktivitet, bliver du spurgt, hvilken proces den kalder, og tilknytningen gemmes i BPMN's eget kaldte element, som andre værktøjer kan læse. Ethvert andet trin gemmer i stedet tilknytningen som en Turbo EA-attribut i diagrammet.

Udgivelse af et flow med et tilknyttet trin opretter en kalder-relation mellem de to processer — den tilknyttede proces' fane Relationer viser kaldes af, og afhængighedsvisningen tegner kaldgrafen. Et diagram importeret fra et andet værktøj beholder værktøjets egen procesreference; trintabellen viser den som et hint (refererer til Process_X), indtil du vælger den tilsvarende proces i Turbo EA.

Ét sæt tilknytninger

Editoren og tabellerne viser de samme tilknytninger, så et trin læses ens, uanset hvor du ser det:

• Inde i et udkast gælder det, du sætter der — i editoren eller i tabellen Forhåndstilknyt elementer; de er samme lager — og diagrammets egen procesreference er reserven for et trin, du intet har sagt om. At fjerne en tilknytning fjerner den, også ved udgivelse.
• Et udgivet flow forbliver godkendt, mens dets tilknytninger redigeres i dets elementtabel: det er metadata oven på et godkendt diagram, ikke en grund til at godkende det igen.
• Et udkast, der oprettes fra den udgivne version, starter med de tilknytninger, processen har på det tidspunkt. Et allerede åbent udkast beholder sine egne, så en andens redigering ikke ændrer det diagram, du arbejder i.

Beskedflows

Det udgivne diagrams beskedflows vises under elementtabellen; hvert viser, hvad det forbinder — en opgave, en hændelse eller en hel pool i hver ende. Knyt et beskedflow til det Interface-kort, der bærer det. Ligesom organisationslinks på trin er dette kun til orientering: der oprettes ingen relation mellem kort.

Link organisationer

Kolonnen Organisation i trintabellen linker trin til organisationskort, lige ved siden af Application / Data Object / IT Component. I modsætning til disse enkeltværdi-links kan et trin linkes til flere organisationer — vælg dem én ad gangen, og fjern dem enkeltvis. Trinlinks er kun informative — de dokumenterer, hvilke organisationer der er involveret i et trin, uden at oprette nogen relation mellem kortene; relationer mellem Forretningsproces og Organisation håndteres separat på kortets Relationer-fane. Banenavne forbliver ren fri tekst fra diagrammet og er ikke forbundet med organisationskort. Proces × Organisation-matrixen i BPM-rapporterne aggregerer disse links på tværs af alle processer.

Godkendelses­arbejdsproces

Procesflowdiagrammer følger en versionsstyret godkendelsesproces:

Status	Beskrivelse
Kladde	Under redigering, endnu ikke sendt til gennemgang
Afventer	Indsendt til godkendelse, afventer gennemgang
Publiceret	Godkendt og synlig som den aktuelle version
Arkiveret	Tidligere publiceret version, afløst af en nyere godkendelse
Tilbagetrukket	Tidligere publiceret version, bevidst afpubliceret

Når en kladde indsendes, oprettes et versionsøjebliksbillede. Godkendere kan godkende (publicere) eller afvise indsendelsen.

Hvem kan godkende

At godkende eller afvise en indsendt revision kræver tilladelsen Godkend eller afvis indsendte BPMN-flowversioner eller interessentrollen Procesejer på selve processen. Det er ikke nok at kunne redigere kladder.

Ændret i 2.43.0

Tidligere udgaver accepterede den generelle BPM-redigeringstilladelse her, så ethvert medlem kunne godkende ethvert procesflow — også en revision, de selv havde indsendt et øjeblik forinden. Hvis der i din installation i dag godkendes af personer, som kun har BPM-redigeringsrettigheder, så tildel dem enten Godkend eller afvis indsendte BPMN-flowversioner under Administration → Roller, eller udpeg dem som Procesejer på de processer, de godkender.

Træk en publiceret version tilbage

En godkendelse givet ved en fejl kan omgøres uden at slette processen. Tilbagetrækning kræver tilladelsen Træk en publiceret BPMN-flowversion tilbage (afpublicer), som ingen rolle har som standard — en administrator tildeler den under Administration → Roller eller på interessentrollen Procesejer under Administration → Metamodel.

Når tilladelsen er givet, får den publicerede version en Træk tilbage-knap. Tilbagetrækning kræver en skriftlig begrundelse og derefter:

• flyttes revisionen til Tilbagetrukket — den slettes aldrig og sendes aldrig tilbage til kladde;
• bevares den oprindelige godkendelse: fanen Arkiveret viser revisionen, hvem der godkendte den og hvornår, ved siden af hvem der trak den tilbage og hvorfor;
• registreres tilbagetrækningen med sin begrundelse på kortets fane Historik;
• åbnes en kopi som en ny kladde med det næste revisionsnummer, så du kan rette diagrammet og sende det gennem indsend → godkend igen;
• står processen uden godkendt flow, indtil den kladde er godkendt;
• forbliver de udtrukne procestrin og deres kortlinks urørte.

At bevare den tilbagetrukne revision og redigere en kopi er bevidst: præcis det diagram, en godkender skrev under på, kan stadig hentes frem, hvilket er, hvad et kvalitetssystem forventer — og du får alligevel straks en arbejdskopi.

Enhver arkiveret eller tilbagetrukket version kan tages op igen når som helst med Opret ny kladde ud fra denne på fanen Arkiveret, som kloner den til en kladde med det næste revisionsnummer.

Procesvurderinger

Forretningsproceskort understøtter vurderinger, der scorer processen på:

• Effektivitet — Hvor godt processen bruger ressourcer
• Virkning — Hvor godt processen opnår sine mål
• Compliance — Hvor godt processen opfylder regulatoriske krav

Vurderingsdata indgår i BPM-rapporterne.

BPM-rapporter

Tre specialiserede rapporter er tilgængelige fra BPM-dashboardet:

• Modenhedsrapport — Fordeling af processer efter modenhedsniveau, tendenser over tid
• Risikorapport — Risikovurderings­overblik, der fremhæver processer, der kræver opmærksomhed
• Automatiseringsrapport — Analyse af automatiseringsniveauer på tværs af proceslandskabet
• Proces × Organisation-matrix — Hvilke organisationer udfører trin i hvilke processer, med filtrering pr. organisation og trin-drill-down pr. proces (baseret på de informative trinlinks; kortrelationer indgår ikke)